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Sicherheit und Komfort garantiert: Bleiben Sie gesetzeskonform mit unserer rechtssicheren eMail Archivierung.
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Die Archivierung von eMails gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Mit Hosted Exchange können Unternehmen ihre eMail Kommunikation auf komfortable und sichere Weise effektiv managen. Gemäß §147 der Abgabenordnung (AO) sind jedoch Unternehmen oder kommerzielle Betreiber dazu verpflichtet, ihre Korrespondenz ordnungsgemäß für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren (ab dem Ende des Kalenderjahres) zu archivieren. Eine Aufgabe, die durch eine gesetzeskonforme eMail Archivierungslösung für Hosted Exchange erfüllt werden kann. Auf Anfrage müssen die Unterlagen einer Behörde, in der Regel dem Finanzamt, ohne technischen Aufwand zur Verfügung gestellt werden.
Die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Archivierung wird oft unterschätzt. Viele glauben fälschlicherweise, dass das bloße Speichern von eMails, etwa in einem eMail-Konto, den gesetzlichen Anforderungen genügt. Das Gesetz schreibt unter anderem vor, dass alle Unterlagen auf eine Weise aufbewahrt werden müssen, die nachträgliche Manipulation verhindert. Haben zum Beispiel alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf ein Postfach und können Nachrichten ändern oder gar unwiderruflich löschen, ist eine sichere eMail Archivierung nicht gewährleistet. Missbrauch oder selbst der Verdacht darauf kann zu ernsthaften Folgen führen, von zivilrechtlichen Verfahren über steuerliche Nachteile bis hin zu strafrechtlichen Untersuchungen.
Die juristisch einwandfreie Archivierung des Geschäftsverkehrs unterliegt unterschiedlichen Verordnungen, unter denen §147 Abgabenordnung (AO) lediglich die wichtigste ist. Sie regelt unter anderem, welche Daten über welchen Zeitraum verfügbar gehalten werden müssen. Für ein Unternehmen ohne eine juristische Abteilung bedeutet die Berücksichtigung aller Faktoren einen erheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden die rechtskonforme eMail Archivierung für Hosted Exchange an, die sämtliche Vorgaben der Verordnung erfüllt.
Eine weitere gängige Fehlannahme ist, dass ausschließlich finanzielle Unterlagen wie Rechnungen und Belege archivierungspflichtig sind. Tatsächlich betrifft die Archivierungspflicht, abgesehen von einigen Ausnahmen, die gesamte geschäftliche Kommunikation. Die eMail Archivierung für Hosted Exchange sorgt daher für die systematische und nachweisbare Speicherung aller Nachrichten auf sicheren Servern. Dadurch ersparen Sie sich den nicht unerheblichen Mehraufwand, die eMails einzeln auf ihre Relevanz zu analysieren und beugen Missverständnissen und falschen Interpretationen vor.
Wir stehen Ihnen gerne für eine persönliche Beratung zu diesem Thema zur Verfügung. Unser Team ist darauf spezialisiert, maßgeschneiderte Lösungen zu bieten und Sie umfassend zu unterstützen. Teilen Sie uns Ihr Anliegen mit, und wir finden gemeinsam den besten Weg für Ihre Bedürfnisse.
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